Organiser une assemblée générale est un moment clé dans la vie d'une association. C’est là que se prennent les décisions importantes : budget, projets, élections du bureau, modification des statuts… Mais pour que tout se déroule dans les règles de l’art, il y a quelques vérifications incontournables à faire. Voici les 10 points à ne surtout pas négliger pour garantir un vote en assemblée générale d’association conforme, transparent et efficace.
1. Vérifiez les statuts de l'association
Avant toute chose, relisez attentivement les statuts. Ils précisent :
- Qui peut voter,
- Les modalités de convocation,
- Le quorum requis,
- Le type de majorité pour chaque décision.
Les statuts sont votre boussole juridique. Ignorer ce document, c’est risquer une contestation des votes.
2. Respectez les délais de convocation
La convocation des membres doit être envoyée dans un délai raisonnable, généralement 15 jours avant la date de l’AG (sauf indication contraire dans les statuts). Par courrier, email ou affichage, le mode de convocation doit aussi être prévu dans les statuts.
3. Préparez un ordre du jour clair
L’ordre du jour permet à chaque membre de savoir à l’avance ce qui sera discuté et voté. C’est un outil de transparence. Sans ordre du jour clair, impossible de valider les décisions.
4. Identifiez les membres à jour de leur cotisation
Seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent voter (sauf exceptions statutaires). Une vérification préalable de la liste des membres actifs évite les litiges et garantit la légitimité des résultats.
5. Prévoyez un système d'émargement
Tenir une feuille de présence est indispensable. Elle prouve que le quorum est atteint et permet de justifier que les bonnes personnes ont voté. Pensez à faire signer chaque participant à l’arrivée, que ce soit physiquement ou en ligne.
6. Déterminez les modalités de vote
Vote à main levée, bulletin secret, vote par procuration, vote électronique… Tout doit être clairement défini à l’avance. Le vote en ligne pour une association est de plus en plus courant, notamment pour faciliter la participation des membres éloignés ou en cas d’impossibilité de se réunir physiquement.
7. Assurez-vous du respect du quorum
Sans quorum, pas de vote valable. Le quorum correspond au nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l’assemblée puisse délibérer. Il varie selon les décisions à prendre (AG ordinaire ou extraordinaire).
8. Distinguez les types de majorité
Majorité simple, absolue, ou des deux tiers : chaque vote nécessite une majorité spécifique, mentionnée dans les statuts ou imposée par la loi. Cette distinction est cruciale pour valider les décisions importantes (changement de nom, fusion, dissolution…).
9. Rédigez un procès-verbal clair et détaillé
Le PV de l’AG doit retracer avec précision le déroulé de la réunion, les points abordés, les résultats des votes, les noms des votants et les éventuelles objections. Il servira de preuve en cas de litige et sera souvent exigé pour certaines démarches administratives.
10. Sécurisez le processus de vote
Que ce soit en présentiel ou à distance, la sécurité et la transparence du vote sont fondamentales. Pour éviter toute contestation, mieux vaut utiliser une solution fiable, traçable et conforme au RGPD. Des plateformes comme Voteer permettent d’organiser un vote sécurisé, rapide et accessible à tous les membres, même à distance.